Workflow: Zuerst die Einführung regeln.

Einen Überblick über Workflow und dessen Anwendungen erhielten die rund 50 TeilnehmerInnen einer Fachtagung für Betriebs- und Personalräte Anfang Juli in Frankfurt.

Die TBS Hessen, das gemeinsame Multimedia-Büro der Gewerkschaften HBV, IG Medien und DPG sowie die Beratungsfirma dsk aus Pfaffenhofen hatten sich zusammengetan, um Erfahrungen mit Dokumenten- und Workflowmanagement-Systemen (WfMS) und Groupware bei Finanzdienstleistern, der Telekom und in einem Verlag auszutauschen.

Ungeheure Dynamik

Das erzeugt eine ungeheure Dynamik. Denn jetzt werden die Versprechungen der Hersteller von Bürokommunikationssystemen aus den 80er Jahren Wirklichkeit: Die Papierflut verringert sich drastisch.

Medienbrüche, die entstehen, wenn mit nicht kompatiblen Programmen gearbeitet wird oder wenn Daten manuell einzugeben sind, werden beseitigt. WfMS integrieren verschiedene Fachanwendungen unter einer einheitlichen Oberfläche.

Workflow stellt die Arbeitsgestaltung und den Gesundheitsschutz vor neue Herausforderungen. Alle Arbeitsaufgaben werden am Bildschirm erledigt. Schriftliche Vorlagen sind nicht mehr notwendig. Sogar die Eingangspost wird eingescannt. Die tägliche Zeit am Bildschirm nimmt auf bis zu 100 Prozent zu.

Das Lesen eingescannter Dokumente erfordert eine hohe Auflösung, gute Bildschirmqualität und ausreichend große Bildschirme. Die software-ergonomische Gestaltung der Benutzeroberfläche des Workflowsystems beeinflusst entscheidend die tägliche Arbeit.
Zu regeln sind auch Tätigkeitswechsel und Kurzpausen.

Zentral oder dezentral

Workflowsysteme können einer push- oder pull-Philosophie folgen: Die Frage ist, ob der Rechner definiert, was an einem Arbeitsplatz wann zu leisten ist, oder ob der Bearbeitende selbst bestimmt, wie er seine Arbeit organisiert und welchen Auftrag er zuerst abwickelt.

Die Geschäftsprozesse werden demnach entweder zentral oder dezentral gesteuert. Dies hat Folgen für die Aufbau- und Ablauforganisation.
Workflowsysteme können Arbeitsinhalte und Hierarchien völlig neu definieren. Dabei müssen auch Kriterien der humanen Arbeitsgestaltung, wie ausreichender Handlungsspielraum, Kommunikation und Anforderungsvielfalt, berücksichtigt werden.

Mitarbeit im Projekt

Betriebs- und Personalräte sind kaum noch in der Lage, die sich bei der Entwicklung und Einführung von derart komplexen WfMS und Groupware ergebenden Folgen im voraus schnell abzuschätzen.

Daher war ihr Fazit der Workflow-Tagung:

	sich möglichst früh um eine Einbeziehung in die Projekte zu bemühen;
	sorgfältig die Ziele für die Anwendung der Systeme und die damit einhergehende Umgestaltung der Geschäftsprozesse zu definieren und die Belegschaft daran zu beteiligen. Das erfordert eine projektorientierte Vorgehensweise und Strategiebildung;
	nicht sofort eine Betriebsvereinbarung zum Einsatz der Worksflowsysteme anzustreben, sondern mit dem Arbeitgeber in einer Prozessvereinbarung zunächst den Entwicklungs- und Einführungsprozeß zu regeln. Eine solche Vereinbarung muss Leitziele für die Neugestaltung der Arbeitsbedingungen enthalten und die notwendigen Beteiligungsstrukturen und Qualifizierungsschritte für die betroffenen Beschäftigten wie auch für den Betriebs- und Personalrat festschreiben.

Ansprechpartner bei der TBS: Berthold Goergens, Rainer Burkert, Uli Flake